Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах, Басаков М.И., 2003

Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах, Басаков М.И., 2003.
   Представляемое новое третье издание книги, оставаясь учебным пособием, значительно дополнено выверенными образцами всех видов управленческих документов, в том числе новыми формами первичных учетных документов по учету кадров, рекомендациями по оформлению корреспонденции по внешнеэкономической деятельности на трех языках и другими материалами.
Предназначена для студентов ВУЗов и колледжей и всем тем, что по роду своей деятельности сталкивается с разработкой и оформлением деловой документации.

Что такое документ и каковы его функции?
Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ — это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).
СОДЕРЖАНИЕ
Предисловие
1. Исходные понятия делопроизводства
1.1. Что такое документ и каковы его функции?
1.2. Что такое делопроизводство?
1.3. Какие этапы становления пережило делопроизводство в России?
1.4. Что такое «система документации» и «унифицированная система документации» ?
1.5. В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?
1.6. Какие виды деловых документов обращаются на предприятиях и в организациях?
2. Общие нормы и правила оформления документов
2.1. Какие размеры бумаги разрешены к применению в делопроизводстве?
2.2. Какие размеры полей используются в документах?
2.3. Как нумеруют страницы в документах?
2.4. Какие способы применяются при оформлении дат?
2.5. Какие сокращения слов допускаются в документах?
2.6. Как оформляется в документах написание чисел? '
2.7. Как выполняется в документах написание физических величин?
2.8. Как выполняется в документах написание математических формул?
2.9. Как оформляются в документах таблицы и выводы?
2.10. Как оформляют в документах некоторые знаки препинания и символы?
2.11. Какие корректурные знаки используются при правке деловых документов?
3. Классификация и структура организационно-распорядительных документов
3.1. Какие виды организационно-распорядительной документации обращаются на предприятиях и в организациях?
3.2. Что представляет собой формуляр ОРД?
3.3. Каков состав реквизитов ОРД?
3.4. Что собой представляет бланк документа?
3.5. Каковы требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации?
3.6. Что такое табулирование реквизитов?
3.7. Какие межстрочные интервалы применяются при оформлении реквизитов?
4. Требования к оформлению реквизитов ОРД
4.1. Каковы требования к оформлению реквизитов на поле углового штампа?
4.2. Как оформляются реквизиты, размещаемые на рабочем поле документа?
4.3. Каковы требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа?
4.4. Каков примерный перечень документов, подлежащих утверждению?
4.5. Каков примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать?
5. Оформление распорядительных документов
5.1. Каковы требования к оформлению приказов по основной деятельности?
5.2. Как оформить выписку из приказа?
5.3. Как оформить распоряжение?
5.4. Как оформить указание?
5.5. Как оформить решение?
5.6. Как оформить постановление?
6. Оформление информационно-справочной документации
6.1. Как оформить служебное письмо?
6.2. Как оформить телеграмму, телетайпограмму, телефонограмму, факс?
6.3. Каковы требования к оформлению акта?
6.4. Какие требования предъявляются к оформлению протокола?
6.5. Как оформить докладную, служебную и объяснительную записку?
7. Оформление организационной документации
7.1. Что собой представляет Устав организации и каковы основные требования к его содержанию и оформлению?
7.2. Что такое Положение как организационный документ и как его оформить?
7.3. Штатное расписание. Как его оформить?
7.4. Что такое Инструкция, каково ее содержание и оформление?
7.5. Какие требования предъявляются к оформлению договора (контракта) ?
8. Оформление документации по личному составу
8.1. Что входит в состав кадровой документации?
8.2. Какая документация используется при приеме на работу?
8.3. Какими документами оформляется перевод работника?
8.4. Каков состав документации, используемый при увольнении работника?
9. Особенности оформления корреспонденции по внешнеэкономической деятельности
9.1. Особенности оформления деловой корреспонденции в англоязычных странах
9.1.1. Каковы структура формуляра и состав реквизитов делового письма?
9.1.2. Каковы требования к оформлению реквизитов?
9.1.3. Каковы требования к оформлению конвертов?
9.2. Особенности оформления деловой корреспонденции на французском языке
9.2.1. Каковы общие требования к оформлению деловой корреспонденции на французском языке?
9.2.2. Каковы требования к оформлению делового письма и состав его реквизитов?
9.2.3. Каковы требования к оформлению конвертов?
9.3. Основные представления об оформлении деловой корреспонденции на немецком языке
9.3.1. Каковы состав реквизитов и структура делового письма?
9.3.2. Каковы общие требования к оформлению реквизитов делового письма?
10. Организация делопроизводства
10.1. Каковы функции и структура службы делопроизводства?
10.2. Что такое «документооборот» и какие документы обращаются в организации?
10.3. Каковы общие правила и задачи регистрации документов?
10.4. Как организовать контроль исполнения документов?
10.5. Как осуществляется систематизация и хранение документов в организации?
10.6. Какие технические средства используются в делопроизводстве?
10.7. Каковы возможные недостатки работы и пути совершенствования службы делопроизводства?
11. Деловые и личные качества секретаря
11.1. Какие требования к секретарю устанавливает квалификационная характеристика?
11.2. Какие конкретно обязанности секретаря предусматриваются в должностной инструкции?
11.3. Как организуется рабочее место секретаря?
11.4. Какими деловыми и личными качествами должен обладать секретарь?
12. Этика секретарского труда
12.1. Каковы требования к внешнему виду секретаря?
12.2. В чем проявляется культура делового общения секретаря?
12.3. Каковы основные этические требования к ведению телефонных переговоров?
12.4. Каковы задачи секретаря в подготовке различных совещаний?
12.5. Какова роль секретаря в организации приема посетителей?
Приложение 1
Наименование и коды форм документов унифицированной системы организационно-распорядительной документации
Приложение 2
Первичные учетные формы по учету труда (Утверждены Постановлением Госкомстата России от 6.04.2001 г. № 26)
Приложение 3
Тесты для самооценки деловых и личных качеств секретаря, секретаря-референта, секретаря-машинистки
1. Тест для общей оценки вашего характера
2. Тест для оценки навыков чтения
3. Тест для оценки общительности секретаря
4. Тест на самоконтроль в общении
5. Тест на наличие у вас речевых барьеров общения
6. Тест на наличие в вашем характере доброжелательности
7. Тест для определения ваших качеств как психолога
8. Тест на понимание языка мимики
9. Тест на понимание языка жестов
10. Тест: поддаетесь ли вы внушению?
11. Тест на проверку вашей способности влиять на других
Приложение 4
Наиболее употребительные словосочетания в деловой переписке
Приложение 5
Основные термины, применяемые в делопроизводстве
Приложение 6
Краткий словарь коммерческих терминов RUSSIAN-ENGLISH
Приложение 7
Краткий словарь коммерческих терминов RUSSIAN-FRANCAIS
Приложение 8
Краткий словарь коммерческих терминов RUSSIAN-DEUTCH
Литература.